مخطط سير العمل (Workflow)

في ظل التوسع السريع والمضطرد في قطاعات الأعمال والتجارة أصبح الإهتمام بجوانب جودة وكفاءة الخدمة المقدمة من قبل المؤسسات أمراً محورياً لضمان الإحتفاظ بعملائها الحاليين و كذلك عدم التفريط بالعملاء المتوقعين ، إلا أن الآلية التقليدية المتبعة في هذه المؤسسات لتسيير أعمالها سواء الداخلية أو التي تتواصل مع العملاء مباشرة عانت دائماً من قصور حتى أنها أعتبرت دائماً الحلقة الأضعف في سلسلة الإجراءات الإدارية المتبعة في هذه المؤسسات.

كنتيجة لما سبق قامت مؤسسة الأسلوب الذكي بتقديم حل مخطط سير العمل (workflow) لتسهيل إجراءات المعاملات بشكل يوحد الهيكيلة المتبعة ويسهم بشكل فعّال في رفع كفاءة  إنجاز الأعمال من جهة ومن جهة أخرى توفير الوقت والجهد وزيادة الإنتاجية.

الخدمات:

  • ادخال معايير مخطط سير العمل
  • اضافة ملف كملحق للمخطط
  • المجموعات وتشمل:
    • عرض المهام المعطاة للمستخدم
    • عرض المهام المكملة للمستخدم
    • عرض المهام المعطاة الى المجموعة الخاصة بك
    • عرض وادارة المهام
  • تحرير المعلومات الخاصة بالمهام
  • اضافة تعليق على المهمة
  • الاطلاع على السجل الخاص بالمهمة
  • الاطلاع وتنفيذ المهام على المحقات (سحب تعديل وارجاع)
  • تحديد المهمة كمنجزة
  • اعطاء المهمة لمستخدم اخر
  • الغاء المهمة
  • انشاء مهام مخصصة لتلبيية حاجة العميل

الإضافات:

  • تطوير الكثير من الأجراءات وفقاً لحاجات العميل
  • تطوير وبناء الكثير من مخططات سير العمل (workflow) باستخدام Eclipse IDE  و أداة Activiti
  • تقارير عن المخططات باستخدام قاعدة بيانات Activiti.
  • استخدام التوقيع الرقمي لانهاء العاملات و توثيقها.

إدارة الوثائق والسجلات

يستخدم نظام "DMS" لإدارة الوثائق ومتابعة وحفظ الوثائق الإلكترونية أو صور عن الوثائق الورقية مع الاحتفاظ بإصدارات متعددة منها، ويُعدُّ نظام إدارة الوثائق جزءاً من أنظمة إدارة المحتوى المؤسسي المرتبطة بإدارة الأصول الرقمية والوثائق المصورة ونظم سير العمل ونظام إدارة السجلات.

يوفر نظام إدارة الوثائق التقانات والأدوات المطلوبة لجمع وإدارة وتأمين ومشاركة المعلومات داخل المنشأة، وهذا يشمل الوثائق الالكترونية والصور ورسائل البريد الإلكتروني، وملفات الحاسوب الأخرى ، فضلاً عن الوثائق الورقية الممسوحة ضوئياً لتحويلها إلى هيئة نصية أو صورة يتم الاحتفاظ بها داخل النظام والرجوع إليها بطرق سهلة.

مميزات حل  "إدارة الوثائق والسجلات"

  • التخزين: وهي حفظ الوثائق الإلكترونية، و ما يتبع ذلك من إدارة الوثائق و تحديد المكان والمدة الزمنية للتخزين، و ترحيل الوثائق من وسائط تخزينها الحالية إلى وسائط أخرى، و أخيراً إتلافها بحسب السياسات المعمول بها.
  • استرجاع البيانات: تتيح ميزة استرجاع الوثائق مرونة أكبر من خلال السماح للمستخدم بتحديد مصطلحات البحث أو تحديد بعض قيم البيانات الوصفية للوثائق، و من ثم تقديم قائمة بالوثائق التي تطابق شروط البحث. الاسترجاع من هذا النوع قد يكون معتمداً على الفهارس التي بنيت سابقاً، أو قد تتم عملية البحث في محتويات كافة الوثائق مستغرقة وقتاً أطول.
  • التوزيع: يجب أن يتم إعداد الوثيقة المنشورة والمعدة للتوزيع، بشكل لا يسمح بتغييرها بسهولة، كما هو متبع في قانون تنظيم الصناعات، فإن النسخة الأصلية من الوثيقة لا تُستخدم للتوزيع و لكن للأرشفة.
  • أمن المعلومات: حيث يشمل بالإضافة للصلاحيات الممنوحة لمسؤولي النظام توقيع أو تأشير الوثيقة بالعلامات المائية و غيرها من سبل الحماية في وقت الطباعة أو الحفظ كملف PDF يُّعد عنصراً أساسياً لمنع التغيير أو الاستخدام غير المقصود.
  • الإصدارات: عملية إدارة الإصدارات تتبع سحب و إيداع المستندات في نظام إدارة الوثائق، مما يسمح للمستخدمين باسترداد الإصدارات السابقة، و مواصلة العمل على المستند ابتداءً من أي إصدار.
  • البحث: وهو إيجاد الوثائق و المجلدات عن طريق تحديد النص أو سمات القوالب أو البيانات الوصفية المتوقع أن تحتوي عليها الوثائق أو المجلدات، إذ يمكن البحث عن الوثائق باستخدام سماتها/بياناتها الوصفية المختلفة أو باستخدام جزء من محتوياتها.

نظام الأرشفة

تشغل إدارة أرشفة الوثائق والمستندات في المنشآت والقطاعات الحكومية حيزاً كبيراً من اهتمام القائمين عليها، كما يشكّل ذلك عبئاً كبيراً عليها حيث يتم حفظ الأوراق والملفات والوثائق المختلفة بطرق تقليدية، يصاحبها الكثير من الجهد والعناء، بالإضافة إلى توفير المكان اللازم لحفظها وأرشفتها، كما أن هذه الطريقة يشوبها الكثير من مخاطر ضياع الأوراق أو تلفها، فضلاً عن الوقت اللازم لاسترجاعها عند الحاجة.وفي ظل الثورة المعلوماتية فقد دأبت مؤسسة الأسلوب الذكي على تطوير حلول للأرشفة الإلكترونية والذي تتجسد فكرته في العمل على إيجاد حل ناجع لأتمتة جميع المراحل التي تمر بها عملية الأرشفة بدءاً من ترميم الملفات (file enhancement) وتجهيزها للأرشفة ومن ثم القيام بعملية المسح الضوئي(Scanning) وفهرسة الملفات (Indexing) وحفظها  بطريقة تيسر سلاسة  الوصول إليها.

البرامج

  • Kofax Express
  • Alfresco ECM
  • SmartDoc
  • أداة تحميل الملفات (Upload) المؤرشفة إلى Alfresco

الأجهزة

  • شبكة محلية
  • جهاز خادم مركزي
  • أجهزة حاسب
  • أجهزة تخزين مركزية (SAN)
  • أجهزة مسح ضوئي (Scanner)
  • طابعات
  • اغلفة لحفظ الملفات
  • خزائن (لحفظ الملفات الورقية)

التدريب

  • تدريب المستخدمين
  • تدريب مدير النظام

الأستضافة

  • محلية على خوادم العميل في مقر العمل
  • سحابية
  • هجين بين المحلية والسحابية