يُعدُّ نظام الأرشفة الإلكترونية (SmartDoc) نظاماً مبتكراً يتميز بالسهولة المطلقة، والإنسيابية والمرونة والسرية على جميع الوثائق ومن ، حيث يمكّن الموردين والعملاء والشركاء والموظفين من إنشاء وتحرير وتبادل ومراقبة الوثائق بشكل سري في أي وقت ومن أي مكان.

المواصفات الفنية للنظام :

  • المرونة في عملية البحث
  • البحث عن أي وثيقة بطرق متعددة
  • مشاركة الوثائق بصورة سهلة ومرنة وبصورة آلية
  • دوران الوثيقة بطرق متعددة
  • دوران الورقة آلياً في حالة الإدخال الخاطئ
  • استعمال اختام وتواقيع وملاحظات لاصقة إلكترونياً
  • تسمية الملفات آلياً
  • إمكانية تحويل محتوى هذه الوثائق إلى قاعدة بيانات متكاملة بحيث يمكن البحث في محتوى هذه الوثائق
  • الاحتفاظ بالنسخة الأصلية للوثائق المعدلة في حال الحاجة للوثيقة دون أي تعديلات
  • الحصول السريع على أي وثيقة من النظام
  • تعدد مستويات الصلاحيات (البرنامج-الشاشات-التقارير)
  • تعدد الفروع واللغات والمستخدمين
  • تعدد مستويات الحماية والرقابة على مستوى تشغيل النظام أو الوثيقة
  • المرونة العالية في إدارة النظام من خلال عمل النسخ الاحتياطية
  • واجهة استخدام تتضمن مختلف العمليات والمرونة في إعادة تصميمها حسب الحاجة
  • التحسين النوعي في عملية تصوير الوثائق وتقنية الصور وإمكانية التحكم

لماذا Smart Doc ؟

سهولة الاستخدام

البساطة في واجهة نظام الأرشفة يتيح للمستخدمين السهولة في الاستعمال وتمكينه من التعامل مع النظام خلال دقائق قليلة من دون أي تدريب.

المرونة

يدعم نظام الأرشفة الإلكترونية "SmartDoc" جميع أنواع الوثائق (مستند، صورة ، ..) أو الملفات وبصيغ مختلفة ، حيث يقوم بجميع وظائف الأرشفة فضلأً عن إمكانية التخصيص بما يتناسب مع أنشطة المنشأة مما يؤدي إلى تكوين أرشيف آلي موثوق وقوي وإمكانية التعامل مع الوثائق الواردة من أي مصدر كان (ماسح ضوئي، فاكس،بريد إلكتروني، معالج النصوص،إكسل، ملف).

التكامل والربط

يقدم نظام الأرشفة الإلكترونية "SmartDoc" للمستخدم إمكانية تصنيف ودمج الوثائق في ملف واحد والعمل ضمن بيئة الويب بشكل متكامل، كذلك الربط مع أنظمة مايكروسوفت باستخدام "SharePoint" بالإضافة إلى إمكانية ربط النظام مع الدليل الفعّال (Active directory) والتعامل مع العديد من النسخ (versioning) مع المحافظة على النسخة الأصلية على حالتها دون أي تعديل، كذلك إمكانية الربط مع أدوات معالجة الصور أو تحويل الصور إلى نص (OCR).

مفتوح المصدر

يمكن تقديم Smart Doc. مع الكود المصدري(source code) إلى كبار العملاء ذوي المشاريع الكبيرة والمتعددة وذلك لتوفير التراخيص وكذلك التجديد السنوي ، والأهم يمكن تخصيصه حسب حاجة ومصلحة العمل.

ماذا يقدم؟

التحكم و السرية:

يؤمّن نظام الأرشفة الإلكترونية "SmartDoc" الدخول الآمن لكافة الوثائق ويسمح بالتحكم في الوصول والتعامل مع الوثائق واللغات بمستويات مختلفة.

تتبع الأستخدام (Audit Trail) :

من خلال نظرة سريعة على سجل متابعة المستخدمين يمكن( مراقبة أنواع الوثائق في ملف معين كما يمكنك التحكم في جميع جوانب نظام الأرشقة٠ ويستطيع نظام إدارة المستخدمين من إضافة أو تحرير أ و إلغاء المستخدمين وتسجل جميع الأنشطة والعمليات المنفذة داخل النظام ويمكن استعراضها حسب اسم المستخدم او التاريخ او الحدث.

التكلفة:

القوة في الننفيذ وتنوع الحلول والاستخدام السهل جميعها امور تدعو إلى إضافة هذا النظام الى احتياجاتك .

خصائص البحث:

يتضمن نظام الارشفة أدوات بحث قوية ومرنة للعثور على الوثائق فورا من خلال :

  • فهرسة النص كاملا
  • البحث حسب اسم الملف
  • البحث حسب يطاقة
  • الإحصائيات المتقدمة
  • السهولة في عملية التنصيب
  • تعدد المستخدمين وتعدد صلاحياتهم
  • المسح أو إجراء عملية مسح بشكل مباشر من داخل النظام
  • يدعم النظام أي ماسح ضوئي
  • بساطة واجهات النظام. من أجل سهولة التعامل والاستخدام من قبل المستخدم العادي.
  • السهولة في عمليات الإحضار والاستيراد إلى النظام
  • السهولة في عمليات البحث
  • التمييز بين الملفات التي تم فهرستها والتي لم يتم فهرستها من خلال تغيير لون الملف المفهرس
  • وجود أدوات الرسم المتقدمة للتعامل مع الصور Annotation
  • امكانية تخصيص البرنامج وربطه مع الانظمة الاخرى بكل سهولة
  • شبكة محلية(موزع شبكي Switch، كابلات توصيل الحاسبات بمآخذ الشبكة، كبينة للموزع).
  • جهاز خادم (dual core Processor, GBDDR2 SDRM memory, Windows server 2003, MS SQL server 2005 ) .
  • أجهزة  المستخدمون (Intel Pentium 4, RAM 2 GB Operating System Windows).

يجب أن تكون ذات سرعة ودقة عالية وتناسب مقاسات الأوراق المطلوب مسحها، وننصح بأجهزة المسح الضوئي التالية:

المنتجات الأخرى