يعد "Smart CTS" نظام مراسلات واتصالات إدارية قابل للتخصيص حسب متطلبات العمل,حيث يقوم بإنشاء ومسح وتخزين وإدارة جميع أنواع المراسلات المرسلة أو المستلمة، إذ يوفّر "Smart CTS" إمكانية التتبع الآلي لعمليات الاتصالات الداخلية والخارجية، فضلاً عن إمكانية تحديد الصلاحيات والأدوار للمستخدمين وتصنيف للمراسلات.

يقوم النظام بمتابعة جميع المراسلات ابتداءً من دخولها وصولأً إلى التوثيق داخل قاعدة البيانات واستعراضها وتسجيلها وإحالتها والمتابعة ليتم تصديرها أو إكمالها.

المواصفات الفنية للنظام :

  • تخزين المستندات حسب تسلسل واضح ومحدد يسهل الوصول إليها لاحقاً
  • إدراج معلومات كاملة حول المعاملة مع القدرة على إضافة الصور والملحقات واستخدام الترقيم عبر الباركود مما يجعل من السهل التعامل معها
  • الحد من الأخطاء في إدخال البيانات حيث يمكن إدخال قيد المعاملة فقط ويقوم "Smart CTS" بتسجيلها وحفظ معلومات المعاملة إلى السجل بطريقة تلقائية
  • يمكن استخدام الباركود وطباعته على تقرير تسليم الإحالة بشكل آلي فضلأً عن دوره بتسريع عمليات النظام وزيادة الأداء والإنتاجية
  • إمكانية تحديد الوقت اللازم لإنهاء المعاملة (أيام/ساعات)
  • إمكانية تصدير المعاملة كملف "XML"، وقراءته بالطريقة التي تسمح بتبادل المعلومات التلقائي بين النظام والأنظمة الأخرى المتوافقة معه
  • طريقة تحكم خاصة بالمعاملات السرية لمنع من ليس لديهم صلاحيات كافية من الاطلاع أو التعديل
  • إمكانية الربط و التكامل (Integration) مع أي نظام بشكل يتوافق مع مخطط سير العمل
  • ميزة "السحب والإفلات" للملفات المرفقة
  • امكانية تتبع جميع عمليات الإضافة أو التعديل أو الحذف أو الاستفسار
  • التكامل مع أنظمة الأرشفة
  • التكامل مع خدمة البريد لإعلام المستخدمين عن المعاملات الجديدة
  • إبلاغ المستخدم عن تأخر الرد على المعاملة
  • القدرة على معرفة الوضع الراهن للمعاملة وحالة الإكمال مع القدرة على إعادتها إلى مقدم الطلب
  • توليد تقارير إحصائية عن المعاملات ووفق محددات (Parameters) معينة (نوع المعاملات، رمز الموضوع ...)
  • إنشاء نموذج موحد (قالب) للمعاملات لتوفير الوقت والجهد
  • تسجيل الاتصالات الواردة والصادرة وإدراجها ضمنياً في النظام
  • تقليل نفقات التشغيل إذ يمكن الاستغناء عن التخزين الفعلي للوثائق, وتقليص التكاليف الباهظة لأماكن التخزين، فضلاً عن إعادة استثمار ها لأغراض أخرى
  • تحسين السرعة والكفاءة ورضا العميل: عبر استجابة سريعة ومدروسة للمعاملات, حيث أن كفاءة الشركات تُقاس بسرعة إنجاز العمليات
  • تقليل المخاطر: تلف الأوراق ، ضياعها أو عدم وصولها للجهة المعنية
  • ضمان الامتثال للوائح وسياسات الاستخدام والأذونات والصلاحيات وقواعد الأمان التي يمكن تعيينها داخل النظام
  • السرية وأمن المعلومات فالأشخاص المصرح لهم بالوصول من يمكنهم الإطلاع على المعاملات ، أو طباعتها أو تعديلها وفق الصلاحيات الممنوحة

يدعم النظام جميع أنواع الباركود، ويمكن تخصيصها لتتناسب مع متطلبات العميل.

لا تقلق، النظام مبني باستخدام المعايير العالمية CMIS حيث يمكن الانتقال على نحو فعّال وسهل إلى "Smart CTS"، بالإضافة إلى ذلك يمكن تخصيصه ليقوم بمهام النظام الحالي ، مع القدرة على استيراد البيانات الحالية بطرق مختلفة.

هذا النظام قابل للتوسع ويمكن أن يدعم فروع متعددة ، كما يمكن استخدام أسلوب كفاءة التحميل (Load Balancing) لرفع الأداء والاستقرار.

المنتجات الأخرى